Śmierć babci oznacza nie tylko trudne emocje, lecz także konieczność zorganizowania pogrzebu, dojazdu i wielu formalności. Pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy może w takiej sytuacji skorzystać z jednego płatnego dnia zwolnienia od pracy, potocznie nazywanego urlopem okolicznościowym. Wyjaśniam, komu przysługuje to uprawnienie, kiedy można je wykorzystać, jakie dokumenty przygotować oraz czy rodzinie może przysługiwać dodatkowe świadczenie pogrzebowe.
Najważniejsze zasady dotyczące wolnego po śmierci babci
- 1 dzień wolny przysługuje z powodu zgonu i pogrzebu własnej babci.
- Jest to zwolnienie płatne i nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego.
- Uprawnienie dotyczy przede wszystkim osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
- Pracodawcę trzeba powiadomić jak najszybciej, a termin wolnego powinien mieć związek z pogrzebem lub formalnościami.
- Od 2026 roku zasiłek pogrzebowy może wynosić 7000 zł, jeżeli spełnione są warunki jego przyznania.
Po śmierci babci przysługuje jeden płatny dzień
Przepisy przyznają pracownikowi 1 dzień zwolnienia od pracy w razie zgonu i pogrzebu babki lub dziadka. W języku potocznym mówimy o babci, natomiast przepisy posługują się określeniem „babka”. Nie jest to jeden dzień za śmierć i drugi za pogrzeb. Limit wynosi łącznie jeden dzień dla tego zdarzenia.
To uprawnienie ma charakter obowiązkowy. Jeżeli pracownik spełnia warunki, pracodawca nie powinien traktować wniosku jako prośby o uznaniową zgodę. Dzień ten jest niezależny od urlopu wypoczynkowego, więc nie trzeba oddawać go później ani pomniejszać nim puli 20 lub 26 dni urlopu.
| Okoliczność | Wymiar zwolnienia | Najważniejsza zasada |
|---|---|---|
| Zgon i pogrzeb babci lub dziadka pracownika | 1 dzień | Dotyczy własnej babci lub dziadka pracownika |
| Zgon i pogrzeb siostry, brata, teściowej lub teścia | 1 dzień | Jest to odrębna podstawa zwolnienia |
| Zgon i pogrzeb rodzica, dziecka lub małżonka | 2 dni | Większy wymiar wynika z bliższego stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa |
| Zgon osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką | 1 dzień | Trzeba móc wykazać tę szczególną relację |
Jeśli chodzi o babcię małżonka, sytuacja wygląda inaczej. Babcia współmałżonka nie jest automatycznie objęta przepisem, dlatego sam fakt powinowactwa nie daje prawa do dnia wolnego. Możliwa jest jednak inna podstawa, jeżeli zmarła osoba pozostawała na utrzymaniu pracownika albo bezpośrednio pod jego opieką.
Kto może skorzystać i kiedy prawo nie działa
Zwolnienie przysługuje osobom objętym przepisami prawa pracy, w szczególności pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę. Obejmuje także inne formy stosunku pracy, takie jak powołanie, mianowanie, wybór lub spółdzielcza umowa o pracę.
Przy umowie zlecenia, umowie o dzieło albo współpracy B2B ustawowy dzień wolny nie przysługuje automatycznie. Można z niego skorzystać tylko wtedy, gdy odpowiednie uprawnienie wynika z umowy, regulaminu albo indywidualnego uzgodnienia ze zleceniodawcą. W praktyce radzę sprawdzić warunki współpracy, zamiast zakładać, że przepisy kodeksu pracy obejmują każdą formę zatrudnienia.
Termin musi być związany ze śmiercią i pogrzebem
Przepisy nie wskazują sztywnego terminu, na przykład obowiązku wykorzystania wolnego dokładnie w dniu pogrzebu. Istotny jest rzeczywisty związek dnia wolnego z konkretnym zdarzeniem. Może chodzić o udział w ceremonii, załatwienie formalności, przygotowania rodzinne albo dojazd do miejscowości, w której odbędzie się pogrzeb.
Jeśli ceremonia odbywa się w Gdańsku, a pracownik mieszka w innym mieście, uzasadnione może być wybranie dnia roboczego potrzebnego na podróż lub przygotowania. Gdy pogrzeb wypada w sobotę, która jest dla pracownika dniem wolnym, najbezpieczniej uzgodnić z pracodawcą dzień roboczy bezpośrednio związany z uroczystością.
Przeczytaj również: Odprawa pośmiertna - komu przysługuje i jak obliczyć jej kwotę?
Kiedy wolne może nie przysługiwać
Nie wykorzystuje się tego uprawnienia za dzień, w którym pracownik i tak nie miał wykonywać pracy. Problem pojawia się również wtedy, gdy pogrzeb przypada podczas wcześniej zaplanowanego urlopu wypoczynkowego albo zwolnienia lekarskiego. W takiej sytuacji nie należy zakładać, że pracodawca automatycznie dopisze dodatkowy dzień po zakończeniu nieobecności.
Jak zgłosić wolne pracodawcy
W pierwszej kolejności trzeba powiadomić przełożonego lub dział kadr. W nagłej sytuacji najlepiej zrobić to telefonicznie, a później potwierdzić wiadomością e-mail albo wnioskiem w systemie kadrowym. Nie warto czekać do dnia wypłaty, ponieważ pracodawca musi wiedzieć, dlaczego pracownik nie pojawi się w pracy.
- Poinformuj pracodawcę o śmierci babci i przewidywanym terminie nieobecności.
- Wskaż konkretny dzień roboczy, w którym chcesz skorzystać ze zwolnienia.
- Złóż wniosek w formie wymaganej w zakładzie pracy.
- Przygotuj dokument potwierdzający zgon lub termin pogrzebu, jeżeli pracodawca o niego poprosi.
Przy nagłym zdarzeniu pracownik powinien zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, a co do zasady nie później niż w drugim dniu nieobecności. Szczególne okoliczności, takie jak szok, brak możliwości kontaktu czy nagły wyjazd, mogą usprawiedliwiać opóźnienie, ale lepiej nie testować granic przepisu.
Przykładowa treść wniosku może być prosta: „Zwracam się z wnioskiem o udzielenie 1 dnia zwolnienia od pracy w dniu ... z powodu zgonu i pogrzebu mojej babci”. Nie trzeba opisywać sytuacji rodzinnej ani przedstawiać pracodawcy szczegółów żałoby.
Przepisy nie wskazują jednego obowiązkowego dokumentu. Pracodawca może jednak poprosić o potwierdzenie, na przykład odpis aktu zgonu, informację o terminie pogrzebu lub dokument od zakładu pogrzebowego. Zwykle wystarczy kopia albo okazanie dokumentu do wglądu. Warto zachować oryginały, ponieważ mogą być potrzebne także przy załatwianiu spraw w ZUS lub KRUS.
Ile wynosi wynagrodzenie za ten dzień
Za czas zwolnienia z powodu zgonu i pogrzebu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie jest to zasiłek chorobowy ani dzień bezpłatny. Wynagrodzenie ustala się według zasad stosowanych przy innych płatnych zwolnieniach od pracy, dlatego jego rozliczenie może nie być prostym podzieleniem pensji przez liczbę dni miesiąca.
Przy zmiennych składnikach pensji, takich jak premie lub dodatki, kwota na pasku wynagrodzeń może wyglądać nieco inaczej niż zwykła dniówka. Nie oznacza to automatycznie błędu. Jeśli rozliczenie budzi wątpliwości, najlepiej poprosić kadry o wskazanie podstawy obliczeń.
W przypadku zatrudnienia na część etatu wymiar zwolnienia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Przy połowie etatu będzie to co do zasady 4 godziny zamiast 8, choć ostateczne rozliczenie zależy od obowiązującego harmonogramu i zasad czasu pracy w danej firmie.
Czy rodzinie może przysługiwać zasiłek pogrzebowy
Dzień wolny od pracy i zasiłek pogrzebowy to dwa zupełnie różne uprawnienia. Pierwsze dotyczy organizacji życia zawodowego, drugie ma pomóc pokryć koszty pochówku. W 2026 roku zasiłek pogrzebowy wynosi 7000 zł w przypadku śmierci od 1 stycznia 2026 roku, jeżeli zmarła osoba była objęta odpowiednim ubezpieczeniem lub pobierała świadczenie uprawniające do wypłaty.
Wnuk należy do członków rodziny zmarłego, ale samo pokrewieństwo nie wystarczy. Zasiłek otrzymuje osoba, która pokryła koszty pogrzebu i złożyła wniosek w odpowiedniej instytucji, najczęściej w ZUS albo KRUS. Jeżeli za pogrzeb zapłaciło kilka osób, świadczenie może zostać podzielone proporcjonalnie do poniesionych wydatków.
Przy organizacji pogrzebu dobrze od początku przechowywać faktury i potwierdzenia płatności. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy koszty ponosi kilka osób albo gdy formalności za rodzinę prowadzi zakład pogrzebowy na podstawie upoważnienia.
Gdy jeden dzień wolnego nie wystarcza na dojazd i formalności
Jedno ustawowe zwolnienie często wystarcza na samą ceremonię, ale nie zawsze obejmuje podróż, spotkania rodzinne i sprawy urzędowe. Jeżeli potrzebujesz więcej czasu, możesz połączyć ten dzień z urlopem wypoczynkowym, a za zgodą pracodawcy także z urlopem bezpłatnym lub innym uzgodnionym rozwiązaniem.
Najrozsądniej od razu przedstawić kadrom pełny plan nieobecności. W trudnym momencie przejrzysta informacja o dniu pogrzebu, dojeździe i dokumentach zwykle pozwala szybko zamknąć sprawy pracownicze i skupić się na rodzinie.
